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件数办展办会注意事项23条

文章来源:handler    时间:2018-09-01 05-15-44

  1、精心设计策划的主题:以会展活动为导向,针对未来会展活动的主轴、方向、重点和主题进行设计策划。同时,根据这个主题更容易吸引更多的参与者。

  2、协助国际招标数据收集:参与国际招标需要各种完整的信息和信息,如主办条件、协调环境、支持函、预算和应答条件等,必须事先计划。

  3、策划全程招标执行工作:如何向国际会展委员会提出报告,准备哪些信息,包括贵市最具竞争力的重点,如何赢得代表们的支持,同时成功投标。

  4、协助筹设工作委员会:筹办会展有许多细节工作,因此交付各工作小组的分工职务、组织图、工作职掌和权责及各个工作委员会的连系及筹备会议召开,都应该先行设立作法。

  5、决定会展办理名称及时程:任何会展的举办时间都应与其它地区或世界会议错开,以避免时间重复,同时也容易吸引更多与会者参加,当然订定会展名称也很重要,也影响与会的意愿。

  6、规划会展办理模式及作法:国际性会展应该明确其办理的模式及作法先行安排,如此才能正确且有方向地开始筹办会展事务和工作。

  7、详细评估并编列预算:整体会展所需的预算是会展成败的重要关键因素,各项预估细目、需求数量、需求的时程及办理方式,都影响预算编列和评估计算。

  8、研析经费来源及时程:各项会展的收入来源有注册费、展位费、广告费及其它等,但是金额来处,所占比例以及什么时程会进帐,都有一定的影响。

  9、建立募款机制和作法:许多会展的召开都有赖充分的经费,但是如何募款,对象如何寻找?是不是该编列募款说明书?寻求赞助的作法应该如何开展?都应该规划清楚,以达到募款目的。

  10、建构大会收支作业程序:要办理国际会展当然要开立外汇收支帐户,但如何开立?收支帐款如何作业?都应该有套专业作法,同时也该订立收支作业程序,确保会展顺利推动。

  11、确认专业会展策划顾问:一场圆满成功的国际会展,绝对需要聘请有经验、有专业及有热诚的顾问或公司来提供专业策划,当然如何搜寻、确认并相互合作是重要的起点。

  12、会展场地搜寻和勘查:要选择渡假村?市区会展中心?还是大学?该要多大的区域?有多少分组房间?真正的空间尺寸及挑高合适与否?都是勘查场地的重点。

  13、确认场地及周边条件:会展场地需要相当多的配合条件,诸如是否容易抵达?配套的影音条件?相关的服务条件等,都是重点的考虑需求。

  14、确认整体会展流程:会展的议程及办理作业都应该先行安排规划妥当,自然比较容易推动各项筹备工作,并且有效吸引与会和参展。

  15、规划各类配合活动:会展的办理有许多相关配合活动,如开闭幕典礼、接待酒会、文化之夜、参观行程及旅游节目等,这些都是会展筹备的规划重点?

  16、规划讲员及发表方式:国际会议的讲员、发表作法、与谈人,评论人及主持人等,都是需要精心规划和安排,成立学术委员会的目的就是因应这样的需求。

  17、制定邀请讲员条件:要以什么方式邀请?提供什么条件?如何确定各个名单,邀请的时限在何时?都决定了讲员是否积极参加的因素。

  18、规划论文征集方式:规定何种主题?是否请先交论文摘要“Abstract“?制定交卷时间?以及规划论文收集的作业方式,都影响论文比重和收集顺利。

  19、协助成立论文评选机制:针对论文缴交之后,是否符合大会发表的标准和作业,应该有个公正且清晰的作法,以使得论文发表能为大会创造更丰富的内涵。

  20、论文集编修印制作业:由于论文征集有一定格式及时程,编辑、美术设计及印刷,都有相当要求的标准,因此应该以国际水准来制作。

  21、论文集出版及运送作业:论文集编印后是否会因其份量而申请版号,并在会后发送给图书馆及相关学术单位,以便于日后留存。

  22、会议论文发表及确认:参加此次会议发表人之名单必需事前确定,发表时间多长?留有多少时间询答评论?都和议事流畅与否有关。

  23、建构报名作业机制:整体会展的报名,少则五十余人,多则好几千人,因此如何建立网络报名、传真报名或其它方式,或是否可以网络交费,两人以上报名可否优惠,这些是报名机制要确定的。